Afwezigheidsmeldingen komen in de praktijk via verschillende kanalen binnen: ofwel rechtstreeks naar de leerkracht, ofwel via e-mail of telefoon bij de administratie van de academie. Sommige academies hebben ook op hun website een formulier staan waarmee een melding snel kan worden gemaakt, maar die komt er in de praktijk ook meestal op neer dat er gemaild wordt naar de administratie.
Het is quasi onmogelijk en ook niet echt 'klantvriendelijk' om de leerlingen en ouders één manier van afwezigheden melden op te dringen. Maar het is wel belangrijk om die meldingen efficiënt en centraal te kunnen verwerken.
De verschillende bronnen kunnen in DKO3 op één plaats efficiënt worden verwerkt via de Afwezigheidsmeldingen. De afwezigheidsmeldingen vind je terug via Leerlingen - Alle lijsten - Aanwezigheden: Afwezigheidsmeldingen. Zijn er openstaande (nog niet verwerkte) meldingen, dan krijg je daar ook een melding van bovenaan op de startpagina van DKO3.
Voor de afwezigheidsmeldingen heb je één van volgende toegangsrechten nodig: Leerlingenadministratie (lezen en schrijven) of Leerlingenadministratie (alleen lezen).
De verschillende bronnen
De afwezigheidsmeldingen kunnen via verschillende bronnen worden aangeleverd:
via e-mail
Elke academie heeft een eigen e-mailadres van DKO3 voor de afwezigheidsmeldingen: afwezigheden@instellingsnummer.dko3.cloud, waarbij instellingsnummer vervangen wordt door het eigenlijke instellingsnummer van de academie. De academie kan met een doorstuur-adres werken om een eigen e-mailadres te kunnen communiceren naar de leerlingen en ouders.
via mijnACADEMIE
Wanneer de leerling of ouder inlogt op mijnACADEMIE, kan die ook daar een afwezigheidsmelding doen. Het voordeel van het inloggen is dat de leerling of ouder al meteen kan aanduiden voor welke lessen de leerling afwezig zal zijn. De knop om een afwezigheid te melden via mijnACADEMIE is standaard uitgeschakeld. Via Extra - mijnACADEMIE - mijnACADEMIE instellingen: tabblad Leerlingen kun je de knop inschakelen.
via de website van de academie
We hebben voorzien in een API waardoor het formulier op de website van de academie gewoon kan blijven bestaan, maar waarmee de gegevens in DKO3 kunnen terechtkomen bij de andere afwezigheidsmeldingen. Die API zal beschikbaar zijn met update 2023.9.
via telefoon
Wanneer de leerling of ouder de administratie van de academie opbelt, dan kan die administratie die melding registreren via de afwezigheidsmeldingen (Leerlingen - Alle lijsten - Afwezigheidsmeldingen). De verwerking ervan kan op een later tijdstip en al dan niet door een andere medewerker gebeuren.
Afwezigheidsmeldingen verwerken
Wanneer een afwezigheid gemeld is - ongeacht via welk kanaal - wordt er een zogenaamd ticket gemaakt. Dit houdt ook in dat de melder een automatisch antwoord krijgt waarin wordt gezegd dat de melding ontvangen is en dat deze zo spoedig mogelijk zal worden verwerkt.
Een ticket is een manier van communiceren. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat een leerling ziek gemeld is, maar dat er een attest nodig is om die ziekte te staven en dat nodige attest was niet meegestuurd. Dan ben je in de mogelijkheid om een antwoord te sturen met de vraag om het attest aan te leveren. Reacties op je berichten komen in principe ook gewoon in datzelfde ticket terecht op voorwaarde dat de correspondent gewoon antwoordt en niet het e-mailadres wijzigt.
Het is ook mogelijk om een interne notitie toe te voegen. Die wordt dan toegevoegd aan het ticket, maar de melder van het ticket wordt hiervan niet op de hoogte gebracht. Dit kan een bijvoorbeeld een instructie of verduidelijking zijn voor een collega of een geheugensteuntje voor een latere verwerking.
Wanneer een melding via e-mail of via de website is binnengekomen, dan moet er nog een afwezigheidsmelding worden toegevoegd aan het ticket. Is de afwezigheid via mijnACADEMIE gemeld, dan zal er al een afwezigheidsmelding klaar staan, maar ook die melding moet nog worden afgewerkt.
Voeg je een afwezigheid toe, dan zal DKO3 vragen voor welke leerling je die afwezigheid wenst toe te voegen. Op basis van het gekoppelde e-mailadres en eventueel CC-adressen, zal DKO3 de leerlingen van wie het e-mailadres in hun contactgegevens terug te vinden is suggereren. Zo kun je in de meeste gevallen snel naar de volgende stap.
De tweede stap in de afwezigheidsmelding is het aanduiden voor welke lessen van de geselecteerde leerling die van toepassing zijn. Vult de leerling of ouder de melding in via mijnACADEMIE, dan kan hij of zij de lessen zelf al aanduiden. Hebben ze nog een les vergeten of een fout gemaakt, dan kan dit nog steeds gecorrigeerd worden bij de verwerking.
De laatste stap is om de registratiecode van de afwezigheid te selecteren. We vragen niet aan de leerling of ouder om een code te kiezen, de reden van de afwezigheid wordt dus steeds beoordeeld door de medewerker die de verwerking van de afwezigheidsmeldingen doet. Is er een attest vereist voor de gekozen registratiecode, dan kun je optioneel het attest selecteren uit de bijlages in het ticket.
Wanneer alles is ingevuld, klik je onderaan op de groene knop Afwezigheidsmelding doorvoeren. Dan wordt de registratie toegepast in de aanwezigheden en/of in de verontschuldigingen.
In eenzelfde ticket kun je meerdere afwezigheidsmeldingen toevoegen. Je krijgt bijvoorbeeld een melding van een ouder dat beide kinderen ziek zijn, dan kun je twee afwezigheidsmeldingen toevoegen.
Zijn alle afwezigheidsmeldingen in een ticket verwerkt, dan moet je enkel nog de status van het ticket op Verwerkt zetten.