(beschikbaar sinds update 2023.1)
De regelgeving rond de fiscale attesten is gewijzigd. Het gaat vooral over een paar zeer belangrijke praktische zaken. De fiscale attesten moeten voortaan de gegevens van de schuldenaar bevatten en moeten ook digitaal worden aangeleverd bij Belcotax-on-web. Het digitaal aanleveren aan Belcotax-on-web gebeurt niet automatisch en is een taak voor de inrichtende macht (of gemachtigde persoon)!
Voor het verwerken van de fiscale attesten voor kinderopvang onderscheiden we 2 deeltaken:
- Het opvragen van de schuldenaar(s).
- Het uitreiken van de attesten (inclusief versturen naar Belcotax-on-web).
1. Het opvragen van de schuldenaar(s)
Op het fiscaal attest voor kinderopvang wordt sinds schooljaar 2022-2023 de schuldenaar vermeld, met name de persoon die het inschrijvingsgeld heeft betaald. De vereiste gegevens van de schuldenaar zijn de naam, voornaam, rijksregisternummer of bis-nummer en het adres. Wil de schuldenaar die gegevens niet geven (bijvoorbeeld omwille van privacy-bezwaren), dan kan die schuldenaar geen attest ontvangen.
In de meeste gevallen is de schuldenaar één van de ouders van het kind. Worden de ouders samen belast, dan maakt het niet uit welke ouder hierop vermeld staat. Zijn de ouders niet meer samen, dan is het de ouder die het kind fiscaal ten last heeft die wordt vermeld.
Soms is er ook sprake van fiscaal co-ouderschap. In dat geval krijgen beide ouders een fiscaal attest voor een deel van het bedrag. Welk deel welke ouder krijgt kan worden ingesteld en hangt af van de getroffen regelingen in het betreffende co-ouderschap.
De schuldenaar kun je invullen via de leerlingenfiche, tabblad Financieel. Als de leerling in aanmerking komt voor een fiscaal attest (met andere woorden als voor die inschrijvingsgeld betaald is en de leerling jonger is dan 14 jaar of 21 jaar indien zwaar gehandicapt), dan zie je daar de knop Fiscaal attest... staan.
Wanneer er nog geen attest is uitgereikt, krijg je door op die knop te klikken het formulier om de schuldenaar(s) in te vullen of aan te passen.
Is er nog geen schuldenaar ingevuld, dan begin je met aan te duiden of er één attest moet zijn of twee attesten. Dit hangt af van de fiscale situatie van de ouders. Worden de ouders samen belast of heeft één ouder het kind fiscaal ten laste, dan wordt er maar één attest uitgereikt. Opgelet! Wanneer de ouders samen belast worden maakt het niet uit welke van beide ouders als schuldenaar wordt ingevuld. Het is in dit geval evenwel niet toegestaan om twee attesten te maken! Enkel bij fiscaal co-ouderschap kunnen er twee schuldenaars ingevuld en bijgevolg ook twee attesten gemaakt worden.
Van elke schuldenaar moeten de voornaam, naam, het rijksregisternummer of bis-nummer en het adres worden ingevuld. Bij de eerste schuldenaar is reeds het adres van de leerling overgenomen, maar dit kan uiteraard steeds gewijzigd worden.
Na het invullen klik je op Opslaan. Het formulier blijft beschikbaar voor wijzigingen tot het moment dat de fiscale attesten worden uitgereikt.
Het is nu echter niet de bedoeling om al deze gegevens door de administratie van de academie te laten invullen. De ouders kunnen dit ook zelf doen via mijnACADEMIE. Daarvoor moet je wel het tabblad Fiscaal attest zichtbaar maken via Extra - mijnACADEMIE - mijnACADEMIE: Instellingen.
Via Extra - Inschrijvingen - Financieel: Fiscale attesten kun je naar de overzichtspagina voor de fiscale attesten. Daar zie je hoeveel leerlingen in aanmerking komen voor een fiscaal attest. Daarnaast krijg je ook het aantal leerlingen te zien van wie nog de schuldenaar(s) ontbreken, hoeveel er wel al ingevuld zijn, maar nog geen attesten voor zijn uitgereikt en hoeveel leerlingen er al een uitgereikt attest hebben.
Klik je op één van de cijfers bovenaan, dan krijg je de lijst te zien van iedere leerling die recht heeft op een fiscaal attest, gefilterd volgens de knop waarop je hebt geklikt. Vervolgens kun je een e-mail sturen naar die leerlingen/ouders om hen op de hoogte te brengen van het feit dat ze hun gegevens nog moeten invullen. De e-mail is al op voorhand klaargezet, maar je bent vrij om de tekst aan te passen. Van hieruit wordt dan een e-mailcampagne gemaakt die je op de gebruikelijke manier kan opvolgen.
2. Het uitreiken van de fiscale attesten
Leerlingen van wie de schuldenaren zijn ingevuld kunnen een fiscaal attest uitgereikt krijgen. Dat gebeurt in bulk, maar kan in verschillende keren gebeuren. Je hoeft dus niet te wachten tot het allerlaatste moment om fiscale attesten uit te reiken. Je kan dit bijvoorbeeld wekelijks doen om de leerlingen van wie de gegevens in de voorbije week zijn ingevuld door te sturen.
Wanneer je fiscale attesten uitreikt (via Extra - Inschrijvingen - Financieel: Fiscale attesten), dan maakt DKO3 de attesten aan voor alle leerlingen van wie er een schuldenaar is ingevuld, maar waarvan nog geen fiscaal attest is uitgereikt. Vanaf dat moment kan de leerling/ouder het fiscaal attest ook opvragen in mijnACADEMIE op het tabblad Fiscaal attest van de leerling.
Het kan zijn dat je nog niet meteen fiscale attesten kunt uitreiken omdat er nog gegevens ontbreken. Die gegevens vul je in via Extra - Academie & instellingen - DKO3: Instellingen. Het gaat over volgende gegevens: het KBO-nummer van de inrichtende macht, het afdelingsnummer binnen de inrichtende macht, de naam en hoedanigheid van de gemachtigde persoon (meestal de directeur) en eventueel de handtekening van de gemachtigde persoon.
Het afdelingsnummer binnen de inrichtende macht is een interne verdeling van alle opvanginstanties die onder hetzelfde KBO-nummer vallen. Misschien zijn er 2 stedelijke opvanginstanties, 2 academies en een sportdienst die allemaal fiscale attesten uitreiken. Een voorbeeld van verdeling zou dan kunnen zijn: opvang A = 1, opvang B = 2, academie podium = 3, academie beeld = 4, sportdienst = 5. Het is best dat de persoon die de toegangsrechten voor het KBO-nummer beheert ook het afdelingsnummer bepaalt en bijhoudt.
Wanneer je fiscale attesten uitreikt in DKO3 wordt er een XML-bestand gemaakt. Dat XML-bestand moet voor 1 maart 2024 worden geüpload naar Belcotax-on-web! Dat uploaden zorgt er in principe voor dat het fiscaal attest vooraf wordt ingevuld in de belastingsaangifte van de schuldenaar(s). Maar die automatische verwerking blijkt tot op heden nog niet te gebeuren. Het attest is dus wel degelijk beschikbaar in de belastingsaangifte, maar het wordt volgens onze informatie vooralsnog niet verwerkt!
Opgelet! Het uploaden van de XML-bestanden is niet zonder hindernissen. Vanop de website van Belcotax-on-web moet er eerst een validatiemodule worden gedownload. Die validatiemodule zal het XML-bestand omzetten in een BOW-bestand en het is vervolgens dat BOW-bestand dat moet geüpload worden. De validatiemodule is een Java-applicatie (neem contact op met je ICT-dienst om Java op jouw computer aan de praat te krijgen).
Opgelet! Verwar de validatiemodule niet met BowConverter86!
Na de validatie kun je inloggen via de website van Belcotax-on-web en daar klikken op BOW INKOMSTEN 2023. Vervolgens meld je aan in naam van een onderneming en wordt er gevraagd voor welke rechtspersoon je wil aanmelden.
Eens aangemeld klik je op VERZENDING PER BESTAND. Daar kun je het BOW-bestand uploaden. Na het uploaden krijg je 2 e-mails: eentje om te bevestigen dat je het bestand hebt geüpload en eentje met de feedback van de verwerking. Je kan in DKO3 het referentienummer vanuit de bevestiging terug invoeren bij het XML-bestand om het overzicht te kunnen bewaren.