Heel wat academies stellen materiaal ter beschikking van hun leerlingen en personeelsleden. Dit kan gaan om instrumenten, maar even goed een cd-speler, een beamer of materiaalkoffer. Ook voorwerpen die in de academie aanwezig zijn, maar niet uitgeleend worden, kunnen hier gecatalogeerd worden
Daarom wordt binnen DKO3 bewust gewerkt met de term 'asset'.
Elke asset wordt gekoppeld aan een soort asset. Enkele voorbeelden zijn: klasinstrumenten, huurinstrumenten, audiovisueel materiaal, computer toebehoren.
Tegelijk wordt elke asset gekoppeld aan een categorie. Tarieven worden vastgelegd per categorie. Dus afhankelijke van de prijzenstructuur kan eenzelfde soort asset in verschillende categorieën onderverdeeld worden. Zo kan het nodig zijn om voor cello's en violen aparte categorieën te maken, omdat de huurprijs verschillend is.
Hier nog enkele tips voor de goede gang van zaken:
- Vooraleer je als gebruiker met assets aan de slag kunt, moet je het recht 'beheer assets' hebben in DKO3.
- Om assets te kunnen ingeven, heb je minstens één soort asset en minstens één categorie nodig. Daarna kun je een asset toevoegen.
- Binnen de categorie bepaal je de huurprijs. Dus jullie prijzenstructuur bepaalt hoeveel categorieën je nodig hebt.
- Om (een of meer) tarieven de koppelen aan een categorie, heb je minstens één soort tarief nodig.
Aan een soort tarief koppel je optioneel voorwaarden: leeftijd, woonplaats, graad, ... De effectieve kost koppel je met het soort tarief aan de categorie. Hiermee zorg je ervoor dat (net zoals bij de inschrijvingen) het programma slim genoeg wordt om zelf het juiste tarief aan te rekenen bij een uitlening. Het alternatief is telkens manueel in te geven. - Als bovenstaande ingesteld is, kun je beginnen met uitleningen in te geven.
Optioneel kun je ook volgende items instellen om te koppelen aan je assets: