Via het menu 'Extra - Academie - Documenten & bestanden - Publieke bestanden' kun je de bestanden beheren die bedoeld zijn voor gebruik buiten het programma. Dit zijn pdf-documenten of afbeeldingen die je kunt gebruiken in je mailcampagnes, teksten op mijnACADEMIE.be, bevestigingsmails verstuurd door mijnACADEMIE.be of in de extra vragen.
Vermijd om spaties te gebruiken in de bestandsnamen en kies zinvolle benamingen met eventueel schooljaar. Zo voorkom je dat nadien niet meer duidelijk is waarvoor ze moet dienen.
Bestanden mogen maximaal 2 MB groot zijn. Maar gebruik een afbeelding niet te groter dan nodig is. Zo is 20 tot 40 KB voldoende. Het logo of handtekening maakt immers maar een klein deel uit van het document. (Overweeg eventueel om een kleine en grote versie van het logo te uploaden bij de bestanden.)
Met het icoontje links van de URL (voorgesteld door twee blaadjes) kun je die URL kopiëren naar het klembord, om ze gemakkelijk te gebruiken in je tekst.
Met het download-icoontje helemaal rechts kun je het bestand downloaden om ze nogmaals in te kijken.
Opgelet: dit is niet te verwarren met de (niet-publieke) bestanden.