De introductie van de verplichte digitale aanwezigheidsregistratie heeft in veel academies een aantal vragen teweeg gebracht. Via deze pagina bundelen we deze vragen en hun antwoord.
Lees ook de omzendbrief hieromtrent: https://data-onderwijs.vlaanderen.be/edulex/document/15871
Hoeveel tijd heb ik om aan- en afwezigheden te registreren?
Je kan de aan- en afwezigheden registreren vanaf 10 minuten voor de les tot 7 dagen na het begin van de les. De academie kan autonoom beslissen om die periode na het begin van de les korter of langer te maken. Een DKO3-beheerder van de academie kan dit instellen via Extra - Academie - Beschikbaarheid aanwezigheden.
Wie moet de aan- en afwezigheden registreren?
Het is de intentie van AGODI dat de leerkracht de aan- en afwezigheden registreert via de schoolsoftware. Dit is de meest efficiënte en accurate manier van werken.
Hoeveel tijd heb ik om een attest te uploaden?
Het uploaden van een attest is niet gebonden aan de restricties voor het registreren van de aan- en afwezigheden. Je kan het attest dus uploaden van zodra het in je bezit is, ook als dit bijvoorbeeld pas 3 weken na datum is. Zorg er wel voor dat het attest is geüpload op het moment dat de verificateur de aanwezigheden controleert.
Wanneer wordt een niet geregistreerde aan- of afwezigheid omgezet in een ongewettigde afwezigheid?
Een niet geregistreerde aan- of afwezigheid wordt niet automatisch omgezet in of doorgestuurd als een ongewettigde afwezigheid. Wel is het zo dat op het moment dat de verificateur de controle uitvoert het gebrek aan aanwezigheden of gewettigde afwezigheden ervoor zorgt dat het benodigde percentage misschien niet behaald wordt en dus de facto ervoor zorgt dat de niet geregistreerd aan- of afwezigheden als ongewettigde afwezigheden beschouwd worden.
Wat moet ik doen als de les niet doorgaat omwille van afwezigheid van de leerkracht?
Via het tabblad Lesmomenten van de les kun je aanduiden dat een les niet doorgaat omwille van bijvoorbeeld ziekte of staking van de leerkracht. Dit kan eventueel ook in bulk (voor een aantal lessen in één beweging) vanop het tabblad Weekrooster van de leerkracht (via de knop Acties). Als de les niet doorgaat, en dit ook zo is aangeduid, dan moeten er voor die les geen aanwezigheden worden geregistreerd.
Wat moet ik doen als de les niet doorgaat omwille van een verlofdag, pedagogische studiedag, ...?
Als alle lessen op een bepaalde dag niet doorgaat (omwille van een facultatieve verlofdag of pedagogische studiedag), dan kun je dit aanduiden via Extra - Academie - Vakantiedagen. Vergeet ook niet om daarna ook even langs Extra - Academie - Lesmomenten controleren... te gaan. Dit zorgt ervoor dat er voor die dag geen aan- en afwezigheden moeten worden geregistreerd.
Welke codes zijn er voor het registreren van aan- en afwezigheden?
Standaard zijn er 5 codes voorzien voor het registreren van aan- en afwezigheden in het DKO:
- A: De leerling is aanwezig
- Z: De leerling is ziek (met doktersattest)
- R: De leerling is van rechtswege gewettigd afwezig (met attest)
- P: De leerling is door de academie gewettigd afwezig (zonder attest en maximaal 3x gewettigd)
- B: De leerling is ongewettigd afwezig
Wat gebeurt er als de leerling meer dan 3 keer een registratie heeft met code P?
De eerste 3 P-registraties tellen als gewettigde afwezigheid, vanaf de 4e P-registratie is de afwezigheid automatisch ongewettigd. Dit gebeurt volledig automatisch.
Welke modaliteiten zijn er voor corona-gerelateerde afwezigheden?
Er wordt momenteel een onderscheid gemaakt tussen Vlaanderen en Brussel:
Vlaanderen
Principe: In beginsel contactonderwijs. Om risico's te vermijden kan de academie de afweging maken om bepaalde delen van een opleiding tijdelijk in afstandsonderwijs te geven omwille van de coronasituatie. Indien die afweging wordt gemaakt, dan geldt de maatregel voor de volledige klasgroep die de opleiding volgt, dus niet voor één leerling van de klasgroep (ook niet omwille van hoog risico of dergelijke). Leerlingen die niet fysiek in de klas aanwezig zijn registreer je met code C.
Is de leerkracht afwezig omwille van verplichte quarantaine: de hele klasgroep krijgt code C.
Is een leerling afwezig omwille van verplichte quarantaine: die leerling krijgt code C. Opgelet: dit kan niet voor een langdurige periode gebruikt worden (wordt gemonitord door de verificatie).
Bij code C is er geen attest nodig.
Wanneer mag code C niet gebruikt worden?
- bij individuele gevallen, wanneer het niet corona-gerelateerd is (bijvoorbeeld afstandsonderwijs voor een Erasmus-student);
- bij individuele gevallen op specifieke vraag van de leerling (bijvoorbeeld angst om naar de lessen te komen).
Brussel
Dezelfde regels van voor de zomervakantie rond afstandsonderwijs blijven doorlopen. Het verschil met Vlaanderen: een leerling kan in samenspraak met de academie wel afstandsonderwijs krijgen als hij of zij bijvoorbeeld hoogrisicopatient is of bang is om terug te keren naar de academie.