Een CODA-bestand is een gemeenschappelijk bestandsformaat gebruikt door Belgische banken om dagafschriften in een digitale vorm aan te bieden. Elke bank biedt die mogelijkheid aan, maar je moet toegang hiertoe aanvragen.
Via het menu Extra - Financieel - Betalingen - CODA bestanden kun je dergelijke bestanden inlezen en de historiek van eerdere uploads inkijken. Bij het inlezen van zo'n bestand kunnen overschrijvingen (of betalingen met een bancontact toestel) met een OGM (gestructureerde mededeling) op geautomatiseerde verwerkt worden en gekoppeld aan een leefeenheid.
Overzicht bestanden
Het overzicht toont in aflopende volgorde de ingelezen CODA-bestanden. Je ziet er de naam, het aantal transacties en de periode (van - tot) van de betalingen die er aan zijn gekoppeld. Verder zie je ook wie het bestand heeft ingelezen en wanneer.
Zijn er transacties nog niet toegewezen aan een leefeenheid (of als te negeren aangeduid) zal dit op de lijn aangeduid staan met een uitroepteken in een rode driehoek.
Bestand uploaden
Om een CODA bestand in te lezen, klik je op de groene knop ‘CODA bestand toevoegen’. Selecteer het juiste bestand met de knop 'Bestand kiezen', het schooljaar waarbinnen de betalingen moeten verwerkt worden en klik op 'Uploaden'.
Het CODA bestand verschijnt in de lijst. Alle betalingen met een correcte gestructureerde mededeling worden automatisch toegewezen aan de persoon (OGM die begint met 001) of de leefeenheid (OGM die begint met 002). Betalingen die niet konden toegewezen, moeten manueel toegewezen worden.
Bestand inkijken
Wanneer je een bestand aanklikt, krijg je het overzicht van de transacties in dat bestand. Transacties die nog niet zijn toegewezen, staat de ganse lijn in het rood aangeduid.
Per lijn krijg je volgende informatie: het gekoppeld schooljaar, rekeningnummer van afzender, naam en adres van afzender, mededeling, datum boeking, bedrag en het uniek nummer van de transactie in DKO3.
Door op de lijn te klikken, kun je de alle details van de transactie zien. (Lees verder hieronder)
Transactiedetails inkijken en toewijzing wijzigen
In het pop-up venster krijg je nogmaals alle details aangeboden: bedrag, rekeningnummer van de afzender, naam en adres van de afzender en de gebruikte mededeling.
Is de betaling nog niet toegewezen, kun je manueel een leerling zoeken en toewijzen. Ofwel aanduiden dat deze betaling mag genegeerd worden. (Dat dit geen betaling is die in DKO3 moet genoteerd worden.)
Bij elke transactie kun je het gekoppeld schooljaar wijzigen.
Bij een toegewezen transactie zie je de leden van de leefeenheid of de individuele leerling en kun je op de leerling(en) doorklikken.
Handmatig toewijzen
Om een betaling handmatig toe te wijzen, Klik je linksonder op de knop toewijzen. Je krijg een zoekveld, zoek de leerling op en bevestig.
Toewijzing ongedaan maken
Bij betalingen die verkeerd zijn toegewezen kan je de toewijzing annuleren. Gebruik hiervoor de knop in de hoek linksonder.