1. Vraag het nieuwe schooljaar aan via help@dko3.be
Op eenvoudige vraag aan de helpdesk (via e-mail op help@dko3.be) wordt het nieuwe schooljaar toegevoegd aan de databank van jouw academie.
We kijken een aantal zaken na om er zeker van te zijn dat alles goed staat en of er zaken zijn waar je extra moet op letten. Afhankelijk van de drukte kan het zijn dat je even moet wachten, maar we proberen toch het nodige te doen tegen uiterlijk de volgende werkdag.
2. Data inschrijvingen bepalen en toevoegen online
Nadat je bepaald hebt wanneer de online inschrijvingen voor jouw academie van start gaan, moet je deze momenten toevoegen in DKO3. Je kan een onderscheid maken tussen de start van de herinschrijvingen en de start van de nieuwe inschrijvingen (of deze samen laten starten). Je kan de mijlpalen al toevoegen zonder dat je een nieuw schooljaar hebt aangevraagd.
Via Extra - mijnACADEMIE - Tijdslijn online inschrijvingen voeg je de momenten toe wanneer er iets wijzigt, de zogenaamde mijlpalen. Bijvoorbeeld: als de herinschrijvingen open gaan op 15 mei om 14u, dan voeg je een mijlpaal toe voor 15 mei om 14u.
Deze mijlpalen moeten worden goedgekeurd door de helpdesk van DKO3. Dit gebeurt in 2 stappen: het goedkeuren van de datum en het tijdstip en anderzijds het inhoudelijk goedkeuren van de voorbereiding.
Opgelet! Doe dit minstens 7 dagen voor de start van je online inschrijvingen zodat we voldoende tijd hebben om alles te controleren en feedback te geven. De kwaliteit van je voorbereiding heeft een grote invloed op het succes van de online inschrijvingen in jouw academie!
3. Aanbod klaarzetten
Om te kunnen inschrijvingen in het schooljaar 2024-2025 moet er voor dat schooljaar een aanbod zijn. Je kunt dit aanbod kopiëren van het vorige schooljaar of helemaal opnieuw beginnen.
Opgelet! We merken dat heel wat academies in de naamgeving van de vakken de graad of de naam van een ensemble/koor opnemen. Dit is geen goede praktijk! Beperk je tot enkel de naam van het vak, het onderscheid kun je dan maken in de lessen.
Opgelet! Het is belangrijk dat elke opleiding correct staat in het aanbod, de verificatie controleert de inschrijvingen aan de hand van wat er in de opleidingen is ingevuld. Als één opleiding meerdere invullingen heeft, dan maak je een duplicaat van deze opleiding voor elk van de invullingen!
Opgelet! Om het aanbod te kunnen instellen is het belangrijk om het aanbod van jouw academie te kennen en de structuur van het DKO (nieuw decreet) goed te beheersen. De verificatie heeft er ons (opnieuw!) op attent gemaakt dat niet alle academies voor elke opleiding de juiste vakken gebruiken.
Het aanbod instellen, dat kun je via Extra - Inschrijvingen (linksboven vind je het blok Aanbod). Je kan het aanbod van het voorgaande schooljaar kopiëren als er nog niks is ingesteld in het nieuwe schooljaar. Had je veel problemen met de inschrijvingen, dan kan het nuttig zijn om even na te denken om het aanbod opnieuw in te stellen en niet te kopiëren, zo kun je de problemen achterlaten in het vorige schooljaar. Vraag raad aan de helpdesk als je niet zeker bent!
4. Logisch vervolg bepalen
Voor de herinschrijvingen kan DKO3 voor elke huidige leerling de voorstellen berekenen voor het nieuwe schooljaar op basis van het logisch vervolg op zijn of haar inschrijvingen in het huidige schooljaar. Vooraleer je die voorstellen kunt berekenen, moet je bepalen voor elke administratieve groep van schooljaar 2023-2024 (huidig schooljaar) wat het logisch vervolg voor schooljaar 2024-2025 (volgend schooljaar) is.
Als je het aanbod gekopieerd hebt, dan zal DKO3 het logisch vervolg ook waar mogelijk gekopieerd hebben. Het is echter belangrijk om dit toch na te kijken en aan te vullen indien nodig!
Het logisch vervolg bepalen doe je via Extra - Inschrijvingen - Logisch vervolg: Logisch vervolg bepalen.
5. Uitzonderingen logisch vervolg bepalen
In sommige gevallen is er nog een kleine ingreep nodig aan het voorstel van een leerling nadat de voorstellen berekend zijn, bijvoorbeeld de vestigingsplaats die moet wijzigen omdat een bepaald leerjaar van een vak niet in die vestigingsplaats wordt aangeboden. Daarom kun je enkele uitzonderingen op het logisch vervolg bepalen.
Dit kun je doen via Extra - Inschrijvingen - Logisch vervolg: Uitzonderingen beheren.
Opgelet! De uitzonderingen worden niet gekopieerd als je het volledige aanbod hebt gekopieerd! Deze moet je dus opnieuw invoeren.
6. Klassikale lessen klaarzetten
Om de leerlingen een correct voorstel te kunnen geven, moet DKO3 weten welke lessen er voor welk klassikaal vak beschikbaar zijn. Die lessen kun je met een wizard kopiëren van het voorgaande schooljaar of manueel invoeren voor het nieuwe schooljaar (of een combinatie van kopiëren en manueel invoeren). Eens de lessen gekopieerd zijn naar het nieuwe schooljaar kun je uiteraard in dat nieuwe schooljaar steeds wijzigingen aanbrengen.
Lessen beheren en invoeren doe je via Lessen - Overzicht. Een nieuwe les maak je door te klikken op de knop Maak een nieuwe les. Om te kopiëren selecteer je schooljaar 2023-2024 (huidig schooljaar), rechtsboven zie je dan een knop waarmee je de lessen of een selectie ervan kunt kopiëren naar schooljaar 2024-2025 (volgend schooljaar).
Om te zien of je geen lessen vergeten bent aan te maken of te kopiëren, kun je gebruik maken van de lijst Ontbrekende lessen volgens aanbod (via menu Lessen bovenaan). Deze lijst toont je alle combinaties van klassikale vakken en administratieve groepen waarvoor je nog geen lessen hebt gemaakt.
7. Voorstellen berekenen
Nu moeten de huidige leerlingen een voorstel krijgen voor het nieuwe schooljaar. Dat voorstel wordt berekend op basis van het aanbod en het ingestelde logisch vervolg (en rekening houdend met eventuele uitzonderingen).
Je kan de voorstellen voor alle leerlingen van het huidige schooljaar in bulk berekenen via Extra - Inschrijvingen - Logisch vervolg: Bereken voorstellen....
Het is belangrijk om een paar steekproeven te doen (bijvoorbeeld een aantal leerlingen van elke graad) om te controleren of jouw configuratie van het aanbod, de lessen en het logisch vervolg het gewenste resultaat geeft. Je controleert best ook via Lessen - Ontbrekende lessen bij leerlingen bij welke leerlingen DKO3 geen lessen gevonden heeft voor een bepaald vak.
Er staat geen limiet op het aantal keren dat je de voorstellen mag berekenen. Leerlingen die al een inschrijving hebben in het nieuwe schooljaar zullen geen nieuwe voorstellen meer krijgen. Ook moet je - telkens je wijzigingen hebt gedaan aan de klassikale lessen - de voorstellen opnieuw berekenen.
8. Aanbod voor nieuwe leerlingen bepalen
Het aanbod voor nieuwe inschrijvingen (dit zijn ofwel nieuwe leerlingen ofwel bestaande leerlingen die een extra of ander domein willen volgen) stel je in via de administratieve groepen. Deze vind je terug via Extra - Inschrijvingen - Aanbod: Administratieve groepen. Om het wat overzichtelijker te maken, hebben we de administratieve groepen gegroepeerd op de opleiding waar ze deel van uitmaken.
Op het tabblad mijnACADEMIE & instromen van een administratieve groep kun je aanduiden of een leerling hiervoor kan instromen op leeftijd. Het is hierbij belangrijk om de leeftijd juist te zetten. Hanteer hiervoor de leeftijd zoals decretaal bepaald, voor een 1.1 zet je dus 6 jaar als minimum en 6 jaar als maximum.
Bij de velden naam en omschrijving is het ook heel belangrijk om duidelijke informatie in te vullen (eventueel zoals die op jullie website of brochure staat). Dit is wat de leerling/ouder te zien krijg, als daar bijvoorbeeld enkel '1.1' staat zonder meer uitleg, dan worden zij daar niet echt veel wijzer van en haken ze misschien af.
Je kan het aanbod voor nieuwe inschrijvingen controleren in DKO3 via Extra - mijnACADEMIE - Aanbod per leeftijd. Het is van belang om elke relevante leeftijd (dus zeker tussen 6 en 18 jaar) per domein te overlopen om zeker te zijn dat hetgeen de leerlingen en ouders te zien krijgen als mogelijkheden ook begrijpbaar zijn voor hen. Daar zul je ook een foutmelding krijgen als er nog iets niet goed is ingesteld.
9. mijnACADEMIE configureren online
We hebben ervoor gezorgd dat mijnACADEMIE zonder veel configuratie bruikbaar is en dat er bijvoorbeeld nergens lege pagina's zijn. Toch kun je nog steeds hier en daar wat personaliseren.
Via Extra - mijnACADEMIE - Layout kun je onder meer enkele teksten en de achtergrondfoto's aanpassen. Er staat telkens uitleg bij de betreffende instellling.
Tip: Bij zoektermen kun je mee bepalen hoe makkelijk je academie gevonden wordt. Zet hier bijvoorbeeld alle namen van de vestigingsplaatsen.
Je overloopt best ook alle instellingen (via Extra - mijnACADEMIE - Instellingen). Er staat telkens bij waarvoor een instelling dient en eventueel wat de verschillende mogelijke antwoorden als resultaat hebben.
Heb je vragen over het online betalen, neem dan contact op met de helpdesk.
10. Zelf proberen! online
Nu is het moment aangebroken om het zelf te gaan proberen! Wacht hiermee niet tot het allerlaatste moment en zeer belangrijk: sla deze stap niet over!
Ga naar mijnacademie.be en maak daar een account met je eigen e-mailadres (als je nog geen account hebt), meld je vervolgens aan en controleer wat je te zien krijgt. Klopt alles volgens de instellingen die je gemaakt hebt?
Wil je het inschrijven testen, maar de inschrijvingen kunnen/mogen nog niet open? Maak dan via Extra - mijnACADEMIE - Individuele beschikbaarheid een individuele beschikbaarheid voor je eigen e-mailadres. Zo zullen de inschrijvingen wel lukken voor je eigen account. Opgelet! Je kan hier enkel een account koppelen waar er al een leerling aan hangt.
Je kan een herinschrijving proberen door een voorstel toe te voegen bij een leerling die in je account onder Leerlingen staat. Voor nieuwe inschrijvingen zal mijnACADEMIE kijken naar de leeftijd van die betreffende leerling.