Deze dienstonderbreking mag bij overlijden, huwelijk/wettelijk samenwonen, geboorte, het vervullen van staatsburgerlijke verplichtingen of van burgerlijke opdrachten gebruikt worden. In de omzendbrief (PERS/2009/02) staat uitgelegd hoeveel dagen er mag genomen worden per situatie. Zo is waar van toepassing (zoals bij een overlijden) het verwantschap de primaire factor om te bepalen hoeveel dagen er opgenomen mogen worden.
In het programma hoef je niet aan te duiden om welke reden er omstandigheidsverlof wordt toegekend, noch wat het verwantschap is tegenover het familielid.
Zo staat in de omzendbrief ook vermeld dat je geen stavingsdocument moet bezorgen aan je werkstation. Je kunt wel (voor eigen gemak) het document inscannen en in DKO3 koppelen aan de dienstonderbreking.