Het komt wel eens voor dat een specifieke opdracht (om welke reden dan ook) vervroegd stopgezet of zelfs volledig geannuleerd moet worden. Bij het stopzetten van een opdracht, wordt automatisch gedacht aan het versturen van een RL-4. Maar dit is slechts in beperkt gevallen de oplossing. Bij het versturen van een RL-4 worden immers alle lopende opdrachten van het personeelslid stopgezet op de ingangsdatum.
Daarom wordt in dit artikel uitgelegd wat de opties per situatie zijn. Begin daarbij steeds bij de eerste optie.
Opdracht gedeeltelijk stopzetten
Bij een ontslag of mutatie kan het gebeuren dat een personeelslid voor een deel van diens opdracht moet stopgezet worden. In dit geval moet je sowieso met een RL-1 werken.
Je maakt een nieuwe referentiedatum aan (op de dag dat wijziging ingaat) en wijzigt de opdrachtregels die moeten aangepast worden en/of verwijdert de regels die niet langer verder lopen.
Opdracht vervroegd stopzetten (inkorten)
Een opdracht wordt vervroegd stopgezet. Dit op een eerdere datum dan oorspronkelijk doorgestuurd.
1. Aangepast opdrachtenpakket versturen op de oorspronkelijke ingangsdatum
Wanneer te gebruiken?
Dit is de eenvoudigste oplossing, als er na die ingangsdatum/referentiedatum geen verdere opdrachtenpakketten zijn verstuurd.
Heb je op (een) latere referentiedatum/-data reeds een of meerdere opdrachtenpakketten verstuurd? Kies dan optie 2.
Wat te doen?
Je past de einddatum van de opdrachtregel in het oorspronkelijke opdrachtenpakket aan.
2. Aangepast opdrachtenpakket versturen op datum van stopzetten
Wanneer te gebruiken?
Heb je tussen de ingangsdatum van de opdracht (dus de eerste referentiedatum) en de nieuwe einddatum van de opdracht nog één of meer andere opdrachtenpakketten verstuurd, is de eenvoudigste oplossing om een nieuw opdrachtenpakket aan te maken op de datum dat de opdracht wordt stopgezet. (Dit is de zekerste keuze, als je twijfelt tussen optie 1 en optie 2.)
Voorwaarde is dat er nog andere opdrachtregels verder lopen op die referentiedatum. Zijn er geen andere opdrachtregels, kies dan optie 3.
Wat te doen?
Je maakt een nieuw opdrachtenpakket aan met als referentiedatum de dag dat de opdracht is stopgezet. En je schrapt de opdrachtregel die moet worden stopgezet.
Bij het departement krijgt die opdrachtregel dan de nieuwe referentiedatum -1 dag, als nieuwe einddatum.
3. RL-4 versturen
Wanneer te gebruiken?
Heeft het personeelslid na het stopzetten van die opdracht geen enkele opdracht meer in de academie, kun je een stopzetting d.m.v. een RL-4 sturen.
Wat te doen?
Je doet een Melding 'stopzetten opdrachtenpakket' RL-4 met als referentiedatum de dag waarop er geen opdrachten meer worden uitgevoerd. Dus als de opdracht loopt tot en met 15 februari, stuur je een RL-4 met referentiedatum 16 februari.
Bij het departement krijgt die opdrachtregel dan de referentiedatum -1 dag, als nieuwe einddatum.
Opdracht annuleren
Een opdracht wordt volledig geannuleerd. Want die wordt/ is geen enkele dag uitgevoerd.
1. Aangepast opdrachtenpakket versturen op de oorspronkelijke ingangsdatum
Wanneer te gebruiken?
De enige voorwaarde is dat er nog andere opdrachtregels beginnen of lopende zijn op die referentiedatum. Zijn er geen andere opdrachtregels, kies dan optie 2.
Wat te doen?
Je past het oorspronkelijke opdrachtenpakket aan, waarmee de opdracht oorspronkelijk is gemeld. Dit door de opdrachtregel in kwestie te verwijderen.
Opgelet: Zijn er reeds opdrachtenpakketten met een latere referentiedatum verstuurd, waarin die opdracht eveneens voorkomt? Dan moet je voor elke referentiedatum waar van toepassing, deze handeling herhalen.
2. RL-4 versturen
Wanneer te gebruiken?
Heeft het personeelslid door het annuleren van die opdracht geen enkele opdracht (op die referentiedatum) in de academie meer, kun je een stopzetting d.m.v. een RL-4 sturen.
Wat te doen?
Je doet een Melding 'stopzetten opdrachtenpakket' RL-4 met als referentiedatum dezelfde als het oorspronkelijke opdrachtenpakket.