DKO3 Helpdesk

Via een werklijst kun je een (gepersonaliseerde) e-mail in bulk versturen aan een specifieke selectie leerlingen, of zelfs de ganse school. Wil je een individuele e-mail opstellen, kijk dan in volgend artikel: Mail naar een leerling sturen

Stap 1: werklijst aanmaken

Leerlingen e-mailen gebeurt via een werklijst. Filter de lijst zodanig dat alleen de leerlingen overblijven naar wie je de e-mail wilt versturen.

Op de werklijst klik je rechtsboven op het @-icoontje om de e-mail op te stellen. Als je niet kan klikken op deze knop, moet de mailprovider nog worden ingesteld.

Stap 2: parameters van campagne invullen

Er verschijnt nu een venster ‘Nieuwe e-mailcampagne opmaken‘. Hier moet je eerst een aantal zaken aanduiden/invullen.

• De ‘Naam van de campagne‘ kan je zelf kiezen. Deze naam zie je dan terug via extra – academie – campagnes. Dit veld is verplicht in te vullen.
• Bij ‘Status van de campagne’ kan je kiezen uit drie opties. Je kan kiezen om de campagne manueel te laten starten, meteen te laten starten of te laten starten op een latere datum en uur.
• Bij ‘Type mail‘ heb je de keuze tussen ‘marketing’ en ‘transactioneel’.
  Zie volgend artikel voor meer uitleg: Transactioneel versus marketing
• Als jullie beschikken over meerdere mailproviders dan kan je bij ‘E-mailprovider’ ook kiezen welke provider je wenst te gebruiken.
• Tenslotte kan je bij ‘Afzender’ ook het afzenderadres kiezen, indien jouw naam gelinkt is aan meerdere afzenderadressen.
• Bij het onderwerp vul je het onderwerp in zoals de mail moet vertrekken. Ook hier kan je die personaliseren. Zo kun je naam en voornaam van de leerling toevoegen.

Bij bericht kan je je e-mail opstellen. Via de onderstaande icoontjes kan je een link naar bijlage of afbeelding toevoegen. Deze bijlage of afbeelding moet daarvoor eerst worden opgeladen bij Publieke bestanden (Extra – Academie – Documenten & bestanden, Publieke bestanden).

Onder het bericht staat een keuzelijst met velden die je kan toevoegen om de mail te personaliseren. Volgende velden kun je invoegen:

• naam - geeft de naam van de leerling
• voornaam - geeft de voornaam van de leerling
• persoon id - geeft het nummer van de persoon (leerling) in de database
• evaluatie link - niet meer beschikbaar! De evaluatie is via mijnACADEMIE te raadplegen.
• fiscaal attest link - geeft de unieke link van de leerling (voor het geselecteerd schooljaar) die toegang geeft tot het fiscaal attest.
  Opgelet: deze tekst wordt vervangen door een link. Het is niet nodig die zelf nog in een link te steken.
• mijnacademie account - geeft een oplijsting van de gekoppelde mijnACADEMIE-accounts, aan die leerling
• token - geeft de unieke token van de leerling, nodig om de bestaande leerling te kunnen koppelen aan een mijnACADEMIE-account.

Wil je extra velden kunnen gebruiken, moet je die bij het aanmaken van je werklijst die als extra veld toevoegen.

Klik op de groene knop ‘Campagne klaarzetten‘ om de de e-mail klaar te zetten voor verzending. Afhankelijk van je keuze bij Status campagne wordt de mail onmiddellijk verzonden of wordt die in de wachtrij geplaatst.

Stap 3: campagne opvolgen

In volgend artikel staat uitgelegd hoe je dit verder kunt opvolgen: Campagnes opvolgen