In dit artikel word je uitgelegd welke stappen je doorloopt bij het maken van een nieuwe leerling(enfiche).
Maakt de leerling deel uit van een bestaande leefeenheid, kun je de nieuwe fiche ook aanmaken vanaf een bestaande leerlingenfiche. Zie verder in dit artikel.
Nieuwe leerling toevoegen
Om een nieuwe leerling in te schrijven, gebruik je het menu ‘Leerlingen – Nieuwe inschrijving’.
Vul het rijksregisternummer, de naam en voornaam van de nieuwe leerling in. Indien het rijksregisternummer niet gekend is, is het voldoende de naam en voornaam in te vullen.
Indien de naam en/of het rijksregisternummer gekend is, verschijnen er rechts onder “Bedoel je een van deze personen?” enkele suggesties. Neem de tijd om de suggesties na te kijken. Het kan zijn dat de persoon die je wilt inschrijven al een historiek heeft of reeds vroeger als persoon (leerling, personeelslid of jurylid) werd aangemaakt. Dit om dubbele fiches en inschrijvingen te vermijden. Door de suggestie aan te klikken, kom je op de bestaande leerlingenfiche terecht. En kun je de personalia nazien en de leerling van een inschrijving voorzien.
Wanneer er geen suggesties verschijnen, klik je gewoon op de knop rechts ‘Leerling toevoegen’. (Zodra je op deze knop hebt geklikt, is de fiche aangemaakt. (Zodra de leerling door de cron werd verwerkt - normaal na enkele minuten - kun je die opzoeken via de zoekfunctie bovenaan het scherm.)
Je komt meteen op fiche terecht. Vul daarna op de leerlingenfiche de personalia op Tabblad Start in. Zorg dat zeker een rijksregister/bisnummer of geboortedatum is ingevuld. En dat een domicilieadres is ingebracht. (Die heeft het programma nodig om het juiste inschrijvingsgeld op basis van leeftijd en binnen de leefeenheid te berekenen. Alsook om een suggestie te kunnen doen naar mogelijke administratieve groepen.) Andere gegevens kun je eventueel nadien invullen. En voeg een inschrijving toe, op tabblad inschrijvingen.
Nieuwe leerling toevoegen vanaf bestaande leefeenheid
Indien de leerling die je wilt inschrijven in dezelfde leefeenheid woont als een leerling die (eerder) al is ingeschreven, kan je deze leerling ook toevoegen via het tabblad Start van de leerlingenfiche van die andere leerling. Klik hiervoor op ‘lid toevoegen’ onder het item ‘leefeenheid’ onderaan de rechter kolom.
Een dubbele fiche gemaakt?
Geef de naam van de dubbele persoon door aan de helpdesk. Probeer zelf geen fiches onbruikbaar te maken, maar laat beide fiches ongemoeid. Dit geldt niet alleen voor dubbele leerlingen, maar ook voor alle combinaties met personeelsleden en/of juryleden.