Via het menu Extra - Inschrijvingen - (Online) inschrijvingen - Tijdslijn online inschrijvingen kun je instellen wanneer en voor wie het mogelijk is om online in te schrijven.
Huidige toestand
Bovenaan het scherm is een overzicht voorzien die toont hoe het online inschrijven op dit moment staat.
Overzicht mijlpalen
Door Artoso vastgelegd zijn al twee mijlpalen aanwezig:
- 1 januari - vanaf die datum schakelt mijnACADEMIE over op inschrijven in het nieuwe schooljaar. Weliswaar staan op dat moment alle online inschrijvingen niet actief en wordt een gepaste melding gegeven.
- 1 oktober - vanaf die datum gaan de online inschrijvingen sowieso dicht.
Verder kan de academie naar believen mijlpalen toevoegen.
Mijlpaal toevoegen
Je begint met bovenaan de klikken op de groene knop 'Mijlpaal toevoegen'.
Per mijlpaal geef je een datum en uur op waarop de wijziging ingaat en of het inschrijven en het herinschrijven online beschikbaar is. Indien niet, krijg je de mogelijkheid om een gepaste melding op te geven. (Om online inschrijven mogelijk te maken, moet je sowieso eerst het online herinschrijven actief zetten.)
Elke academie die wenst online inschrijven mogelijk te maken, moet minstens één mijlpaal toevoegen. Als academie kun je ervoor kiezen om het online inschrijven in meerdere mijlpalen op te delen. Een voorbeeld:
- 1 juni - online herinschrijven wordt geopend.
- 12 juni - online inschrijven wordt gesloten.
Er wordt tijd voorzien om de inschrijvingen na te kijken - 15 juni - online inschrijven en herinschrijven wordt geopend.
- 5 juli - online inschrijven wordt gesloten.
Secretariaat is gesloten en kan geen ondersteuning bieden. - 20 augustus - online inschrijven en herinschrijven wordt geopend.
- 20 september - online inschrijven wordt afgesloten.
Laatste inschrijvingen moeten via de administratie passeren.
Ook al is het (her)inschrijven online niet mogelijk, zal dat de leerling/ouder niet beletten om een bestaande inschrijving te kunnen inkijken en/of een online betaling uit te voeren.
Elke ingebrachte mijlpaal doorgaat twee controles:
1. Controle op datum en tijd.
Om te vermijden dat teveel academies op hetzelfde moment of kort opeen hun online inschrijvingen openen, is hierop een controle voorzien. Hiermee wordt vermeden dat een te grote drukte op het platform een negatief effect op de inschrijvingen kan hebben.
Deze controle gebeurt eerstdaags na het ingeven van de mijlpaal
2. inhoudelijke controle
Op basis van een checklist wordt nagegaan of het aanbod, de lessen, de voorstellen en dergelijke meer goed ingesteld staan. Dit garandeert een probleemloze start.
Deze controle gebeurt ten laatste een week voor de geplande start, zodat er tijd is om correcties te doen. Daarom vragen we ook om tijdig de mijlpalen in te geven en ons per mail te bevestigen dat de inschrijvingen klaarstaan.
Mijlpalen die op vrijdagavond of tijdens het weekend worden ingegeven om de eerstvolgende werkdag dag te starten, worden niet goedgekeurd.
Een volledig goedgekeurde mijlpaal verschijnt in het groen. Totdan staat ze in het geel. In de grijze balk bovenaan zie je de status van beide controles.
Mijlpaal wijzigen
Je kunt mijlpalen nog wijzigen, zolang ze nog niet dubbel-goedgekeurd zijn.
Mijlpaal verwijderen
Een mijlpaal verwijderen, kan je door te klikken op de bewerk knop en dan gebruik te maken van de verwijderknop linksonder.